На старті багато бізнесів, включно з командою RozetkaPay, стикаються з необхідністю ручної обробки заявок. Однак, коли кількість клієнтів наближається до позначки у 300 осіб, стає очевидним, що подальше масштабування процесів вручну стає значно складнішим завданням. Саме в таких умовах система NetHunt CRM продемонструвала свою ефективність, впорядкувавши роботу чотирьох ключових відділів та скоротивши час обробки однієї заявки до однієї години, що призвело до успішного закриття понад 80% заявок щомісяця. Цей випадок надає цінний досвід для інших компаній, які прагнуть оптимізувати свої операційні процеси.
Автоматизований шлях заявки в RozetkaPay
Як NetHunt CRM трансформувала процес обробки заявок
Після впровадження NetHunt CRM, кожна заявка проходить через чотири послідовні етапи: комерційний відділ, фінмоніторинг, операційний відділ та підтримку, при цьому мінімізуються ручні дії та усувається плутанина.
Цей процес має чітку структуру:
- Система автоматично генерує індивідуальну картку для кожної заявки.
- Комерційний відділ відповідає за перевірку наданих документів, а в разі неповноти інформації, CRM автоматично надсилає нагадування клієнту.
- Наступним етапом є фінансовий моніторинг, де заявка або переходить до подальшої обробки, якщо відповідає всім вимогам, або повертається на доопрацювання у разі виявлення невідповідностей.
- Операційний відділ отримує заявку з повним пакетом даних, що виключає необхідність витрачати час на додаткові уточнення.
- На фінальній стадії відділ підтримки перевіряє повноту та коректність усієї інформації, після чого картка заявки автоматично отримує статус “активовано”.
Централізоване зберігання інформації про клієнтів
Єдине джерело даних для ефективної роботи
NetHunt CRM забезпечує зберігання кожної заявки у вигляді окремої картки клієнта, що консолідує всю інформацію про підприємця. Ця картка містить не лише дані про саму заявку, але й супровідні документи, історію комунікації, записи дзвінків, коментарі менеджерів та інші важливі деталі. Після активації сервісу, ця картка продовжує служити єдиним джерелом інформації для подальшої взаємодії з клієнтом, що дозволяє команді підтримки швидше розуміти контекст звернень та надавати більш оперативну допомогу.
Повна прозорість процесу обробки заявок
Контроль та ефективність на кожному етапі
Система NetHunt CRM забезпечує повний контроль над процесом обробки заявок, від моменту першого звернення до досягнення кінцевого результату. Користувачі можуть відстежувати поточний етап кожної заявки, визначати відповідальну особу та бачити, як запит переміщується між різними відділами. Це особливо цінно для керівників, які мають змогу легко контролювати вхідні звернення, аналізувати повну історію взаємодії з клієнтами та відстежувати своєчасність обробки запитів командою.
Ключові висновки з досвіду RozetkaPay для інших бізнесів
Адаптивні рішення для масштабування
Кейс RozetkaPay ілюструє не тільки успіх конкретної компанії, але й пропонує універсальні підходи, які можуть бути корисними для багатьох інших бізнесів, незалежно від їхнього розміру чи сфери діяльності. Частина цих рішень може бути адаптована до існуючих процесів вже сьогодні.
-
Починайте з простої автоматизації
Немає потреби одразу розробляти складні системи. Навіть базові автоматизації, такі як автоматичне створення заявок, надсилання листів, зміна статусів або призначення завдань менеджерам, можуть суттєво полегшити роботу команди.
-
Будуйте процеси навколо спільної воронки
Якщо клієнта обслуговують декілька осіб або команд, критично важливо, щоб усі діяли в рамках єдиного узгодженого процесу. Спільна воронка забезпечує чітке розуміння актуального статусу заявки, відповідальної особи та наступних кроків, що робить роботу більш послідовною та зменшує потребу у внутрішніх узгодженнях.
-
Використовуйте CRM як основний інструмент для щоденної роботи
Ефективність NetHunt CRM проявляється тоді, коли вона активно використовується командою. Система стає не просто сховищем заявок, а динамічним середовищем для постановки завдань, обміну коментарями, фіксації змін та просування процесу вперед.
